De vacature
ASS - Medewerker Facility Management
BESTAANSREDEN VAN DE ENTITEIT
De CSD moet bijdragen, in overleg met de administratieve overheden en andere eenheden van de geïntegreerde politie die werkzaam zijn binnen het arrondissement, evenals met de pertinente nationale en grensoverschrijdende partners inzake veiligheid, op hoog niveau van veiligheid ten voordele van het arrondissement door aan de eenheden van de federale politie en de lokale politie die er aanwezig zijn, gespecialiseerde en supralokale producten en steun aan te leveren en dit zowel operationele als niet-operationele.
De sectie F/L van de dienst PLIF van de CSD ziet erop toe dat de niet-operationele steun inzake financiën en logistiek verzekerd wordt voor de eenheden van de federale politie, aanwezig binnen het arrondissement en in het bijzonder voor de FGP. Zij neemt eveneens actief deel aan het in plaats stellen van een optimaal en transparant beleid "financiën en logisitiek" binnen de CSD en de FGP.
BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE
Administratieve en logistieke ondersteuning bieden aan de dienst in het algemeen en instaan voor het beheer en de verwerking van logistieke en financiële dossiers in het bijzonder ten einde een professioneel en klantgericht beheer van de werkingsmiddelen te bekomen.
FUNCTIEBESCHRIJVING
A. Als administratieve ondersteuning
Administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken:
Opstellen van gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven en documenten
Verzorgen van inkomende en uitgaande informatiestromen (briefwisseling, e-mail, telefoon,...)
Beheren van de administratieve dossier van de directie en bijhouden van het klassement
Opzoeken en verzamelen van informatie en deze kunnen aanreiken indien gevraagd
Instaan voor het onthaal van interne en externe partners
Opvolgen van lopende dossier om een algemene administratieve ondersteuning te bieden Instaan voor opzoekwerk alsook inzamelen en verwerken van data- en cijfermateriaal Uitvoeren van administratieve onderzoeken
Inhoudelijk opvolgen van lopende werven en aanwezigheid bij uitvoering van projecten door externen.
B. Als logistieke ondersteuning
Logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.
Voorbeelden van taken:
Beheer van het materiaal: individueel en collectief materiaal, verbruiksproducten, relatiegeschenken,
Ontvangen van leveringen, deze controleren en instaan voor de distributie/de opslag ervan
Opvolgen van de instroom, doorstroom en uitstroom van de uitrusting in de daarvoor voorziene bestanden
Ondersteuning bieden in het beheer van het wagenpark, het individueel en collectief materiaal, infrastructuur, ..
De inventarissen van het meubilair bijhouden
Logistieke steun bij grote operaties, vergaderingen en opleidingsmomenten Beheer van toegangsbadges, parkeerbadges, dienstkaarten, treinkaarten, . Up-to-date houden van de gegevensbanken nodig voor de logistiek
C. Als budgettair/financiële ondersteuning
Budgettaire en/of financiële taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de financiële middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.
Voorbeelden van taken:
Opmaken van prijsaanvragen en contacteren van leveranciers volgens de wettelijke voorschriften
Opmaken van ontvangstbewijzen bij het ontvangen van goederen in de daarvoor voorziene programma's
De voorraden en de bestellingen van verbruiksproducten beheren
Opmaken van bestelbonnen voor uitrustingsstukken en materiaal in de keten
Zorgen voor een correcte behandeling van de opgestelde werkorders en de relevante documenten eigen aan de werking van de zuil Logistiek en Financiën
Prospectie - voor aankopen
D. Als contactpersoon
Antwoorden op vragen van interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde ersonen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
Voorbeelden van taken:
Beantwoorden van mondelinge en/of schriftelijke vragen of doorverwijzen indien nodig Optreden als eerste contactpunt van de dienst
Instaan voor de informatiedoorstroming van en naar de leden van de dienst en hulp verlenen met als doel het oplossen van problemen
Instaan voor het onthaal van bezoekers (interne en externe klanten, partners, ...)
Uitvoeren van opzoekingen voor interne en externe klanten/partners
Maak jouw eigen website met JouwWeb